操秘书

秘书是做什么的?有什么要求?

1.协助领导人联系接待,办理文书和交办事项的工作人员。2.指秘书职务。3.使馆中职位低于参赞高于随员的外交官。有一等秘书、二等秘书、三等秘书之分,在大使馆馆长领导下进行工作。享有外交特权和豁免。

从秘书职位的角度来看,秘书职位经历了从官职向社会职业转变的过程。

当今社会的秘书,在本质上是领导人工作的助手,既不能缺位无所作为,也不能越权胡作非为。优秀的文秘必须具备以下能力和素质:

1、执行力。在协助决策的过程当中,文秘个人主观的判断和决策是没有的,必须要不折不扣地支持管理者来做出决策。

2、判断力。有些事情可能由于文秘的介入更好地支持了决策。譬如说,文秘最了解自己主管的个性了,如果主管带了情绪做了某些判断,和其平时的判断风格不符合,就需要文秘/行政助理做出提醒。如果一个判断力强的文秘,就可能在这个过程中延缓某个文件的发送。也许就是这个故意延缓了信息发送的举措,使上司规避了可能发生的错误。

3、协调力。文秘/行政助理需要既符合自己职业操守,又能很好地协调与决策人之间的微妙关系。这点来讲,文秘的素质是来自两个方面积累的,一个是自身人格素质不断修炼的过程,第二个是来自个人职业操守素质的不断完善。

4、应变力。文秘需要有能力知道、领会老板的意思,要有应变能力,有时可能老板自己都不知道他真的想做什么,需要文秘提醒该做什么。一个资深文秘总结道:“要记住你老板说的每一句话,不要与他争论,或者告诉他你的看法,你要做的是记住他的每一句话。你要能够让他省下很多精力,放在主要的工作上面。”

除以上四个“力”之外,做大公司的高级文秘/行政助理,还应当拥有很强的外语能力,以及会议管理能力、时间管理能力、心理承压能力、沟通能力、组织策划能力、谈判能力、演讲能力。

当然,如果在这个职位上做的很好,是非常有优势的。这种职业优势体现在:

1、跟公司高层接触机会多。

文秘是最接近公司高层人士尤其是老板的员工,老板今天穿什么衣服,打什么领带,心情如何,跟谁通过电话,开了什么会,近期会有什么工作安排,等等,文秘都会比其他职员更清楚,甚至其中的一些——例如近期工作安排——等等,还有他/她的参与。做文秘的最直接优势,用句俗话说,就是能跟老板“混个脸熟”。

2、能够学到大量的公司管理知识,能力提高快。

随着社会的发展和企业竞争的日益加剧,文秘工作的重要性越来越受到重视,文秘已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色,而是日渐成为企业内参与管理的特殊助手,他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧,还要能在上司没有过问的情况下表现出责任感,以实际行动显示主动性和判断力,并在给予的权力范围内果断做出决定。拥有这样的机会,文秘能够在内外的压力下,尽快熟悉管理方面的大量知识,以便在恰当的时机,给老板提出适当的建议。

3、重要人脉的累积。

做一个文秘,与本公司高层人士的人脉关系是理所当然的,所以略过不言。

此外,在陪同老板外出的过程中,文秘会大量接触到其他各公司的老板或高层管理人士,与他们产生交集,并偶尔或者经常会有联络,甚至有成为朋友的可能。

人脉的累积,对于一个人的职业生涯的意义,是大家都有深刻了解的,在此就不一一赘述。

4、向人事经理或行政主管转型较容易。

文秘在自己的职位上展现出足够的领导实力和忠诚度后,很容易便能得到老板的赏识。接下来,在人事经理或行政主管职位空缺时,老板会很快就想到提拔自己的文秘/行政助理,这既有感谢之前文秘的辛劳之意,也有将这类重要职位交付自己的信任的人的考虑。当然,最重要的是,该文秘的工作能力已经通过了老板的全方位审核。可以说,成为老板的文秘/行政助理,是进入公司管理高层的捷径之一。

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